Chi lavora a contatto con il pubblico sa quanto può essere complicato organizzare incontri, consulenze e prenotazioni. Fogli Excel, telefonate, e-mail… e spesso il risultato è confusione, tempo perso e clienti insoddisfatti.

Per fortuna, esiste una soluzione integrata e semplice: Microsoft Bookings, uno strumento della suite Microsoft 365 progettato per semplificare la gestione digitale degli appuntamenti.

Cos’è Microsoft Bookings e cosa permette di fare

Con Bookings puoi creare una pagina di prenotazione online, completa di logo, servizi offerti, disponibilità e calendario aggiornato.

Tra le funzioni principali:

• prenotazioni autonome da parte di clienti o colleghi

• calendario sincronizzato e aggiornato in tempo reale

• notifiche automatiche via e-mail o SMS

• collegamento con Teams per svolgere gli appuntamenti online

• riduzione delle assenze non comunicate

• integrazione diretta con il calendario Outlook

Tutto viene gestito in automatico da un referente o da un team, con la possibilità di personalizzare orari, regole e destinatari.

Novità introdotte nel 2024

Microsoft ha rinnovato Bookings rendendolo ancora più accessibile ed efficiente. Le principali novità includono:

• homepage aggiornata con dashboard semplificata

• template predefiniti per creare in pochi minuti la pagina di prenotazione

• funzione Queue (Coda) per la gestione degli sportelli: puoi visualizzare in tempo reale chi è in attesa, chi ha già partecipato e chi deve ancora arrivare

Queste innovazioni sono ideali per scuole, enti pubblici, ambiti sanitari e sportelli informativi, dove la flessibilità è essenziale.

Sicurezza e integrazione con Microsoft 365

Bookings fa parte dell’ambiente Microsoft 365, con tutti i vantaggi di sicurezza, privacy e conformità.

È possibile:

• definire ruoli e permessi per chi gestisce o visualizza le prenotazioni

• consentire accesso solo agli utenti interni, oppure aprirlo anche al pubblico

• impostare approvazioni manuali, se necessario

• gestire tutto da un’unica interfaccia integrata con Outlook, Teams ed Exchange

A chi è utile Microsoft Bookings

Questo strumento si adatta perfettamente a diversi contesti lavorativi:

• centri di formazione: per gestire iscrizioni, tutoraggi e colloqui

• consulenti e professionisti: per fissare incontri online o in presenza

• segreterie e sportelli: per accogliere il pubblico con appuntamento

• aziende IT: per offrire assistenza tecnica prenotabile

• associazioni: per coordinare attività con volontari o iscritti

Come ti aiutiamo in GreenSistemi

Grazie all’esperienza con Bookings, ti supportiamo in tutte le fasi:

• configurazione iniziale dello strumento

• personalizzazione delle pagine di prenotazione

• formazione operativa del personale

• integrazione completa con altri strumenti Microsoft o con il tuo sito web

Pronto a digitalizzare la tua agenda?

Se vuoi sapere se Microsoft Bookings è adatto alla tua realtà, possiamo mostrarti esempi pratici e guidarti nell’uso corretto dello strumento.

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